معرفی خدمات


سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.

سیستم اتوماسیون اداری نرم افزارهایی هستند که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به روش سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده است.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شود. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند کاملا مشهود است.

اتوماسیون اداری در صورتی که به درستی راه اندازی شود باعث کاهش بروکراسی اداری شده و همچنین تکیه سازمان را از اشخاص کم می‌کند. در گام بعدی اتوماسیون اداری به سازمان نظم بخشیده و باعث جلوگیری از تکراری کاری توسط پرسنل دیگر می شود. از تاثیرات غیر مستقیم اتوماسیون اداری می توان به صرفه جویی در هزینه ، کاهش اتلاف منابع سازمانی و حفظ محیط زیست اشاره کرد.

در هر سازمانی نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمانی نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌شود. از وظایف اصلی سیستم‌های اتوماسیون اداری، نگهداری و مدیریت این اسناد در سازمان است.

امروزه تحت وب بودن سیستم‌های اتوماسیون اداری یکی از مهمترین ویژگی‌های نرم افزار های اتوماسیون اداری است، چراکه دیگر محدود بودن دسترسی به نرم افزار‌های اداری پذیرفتنی نیست. بیشتر مردم تمایل دارند تا در هر زمان و هرکجا که باشند بتوانند به کارهای روزانه خود توسط گوشی تلفن همراه و یا تبلت خود دسترسی داشته باشند پس نرم افزار مورد استفاده هیچگونه محدودیتی در کارکرد بیرون از محل کار در مقایسه با داخل سازمان نباید داشته باشد.

در صورتی که نیاز به راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارید، جهت ثبت سفارش به صفحه تماس با ما مراجعه کنید و یا با شماره تلفن‌ ساونگ تماس بگیرید.

درخواست خدمات